Fonda DAM-gebruikershandleiding

Inleiding

Fonda DAM is een centrale bibliotheek voor de afbeeldingen, video's, pdf's, Office-documenten en ZIP-bestanden van je organisatie. Je ordent bestanden in mappen, beschrijft ze met tags, productcodes en alt-tekst, vindt ze terug via een globale zoekfunctie en stuurt ze desgewenst door naar je PIM-systeem (Product Information Management).

Deze handleiding is bedoeld voor dagelijkse gebruikers: marketeers, contentredacteuren en productmanagers die bestanden uploaden, ordenen en opvragen. Een kort hoofdstuk achteraan behandelt de PIM-configuratie en de bulkimport via Excel.

Elke klant werkt in een eigen werkruimte op een eigen webadres (bijvoorbeeld jouwbedrijf.fonda-dam.example), met een aparte database en bestandsopslag. Niets van wat je uploadt, is zichtbaar voor andere organisaties.

De knoppen en labels in de toepassing staan in het Engels. In deze handleiding houden we die Engelse benamingen aan, zodat je ze meteen terugvindt op het scherm.

Aan de slag

Je meldt je aan met de single sign-on (SSO) van je organisatie; een apart DAM-wachtwoord heb je niet nodig.

1. Open het DAM-adres van je organisatie in een browser.
2. Klik op Continue with SSO. Je wordt doorgestuurd naar de identiteitsprovider van je organisatie, je meldt je daar aan en komt terug in het DAM.
3. Na het aanmelden kom je op de pagina Assets terecht, de hoofdmap van je bestandsbibliotheek.

Het scherm in vogelvlucht

Onderdeel	Waarvoor dient het
Linkerbalk: Platform	Links naar Assets (de bibliotheek), Import Assets (bulkimport via Excel) en Processes (status van achtergrondtaken zoals imports en PIM-synchronisaties)
Linkerbalk: Folders	Een mappenboom van je hele bibliotheek; klik op een map om ze te openen
Linkerbalk: Storage	Hoeveel van je opslagquotum in gebruik is (alleen zichtbaar als je werkruimte een quotum heeft)
Bovenbalk: zoekicoon	Opent de globale zoekfunctie (ook via Ctrl+K / ⌘K)
Bovenbalk: avatar	Settings en Log out
Kruimelpad	Het pad naar de map waarin je zit; klik op een onderdeel om hoger te springen

Je kunt de zijbalk inklappen tot iconen met de knop linksboven. Zo houd je meer ruimte over voor de bibliotheek op kleinere schermen.

Navigeren in de bibliotheek

De pagina Assets toont de mappen en bestanden op je huidige locatie: eerst de mappen (alfabetisch), daarna de bestanden (recentste upload eerst). Klik op een map om ze te openen, klik op een bestand om de detailpagina te openen.

Rasterweergave en lijstweergave

Twee knoppen boven de inhoud schakelen tussen grid view (grote miniaturen, handig voor beeld) en list view (één rij per item, met de tags en productcodes van elk bestand). Je keuze wordt onthouden. Je kunt ook schakelen via het zoekvenster (Ctrl+K / ⌘K): bij een lege zoekopdracht stelt het Grid View of List View voor.

Werken met mappen

Mapnamen moeten uniek zijn binnen hun bovenliggende map. Het volledige pad van een map (bijvoorbeeld Campaigns/2026/Spring) wordt ook gebruikt als opslagpad van de bestanden erin. Bij een hernoeming of verplaatsing verhuizen die bestanden dus mee.

Meerdere items selecteren

Als je met de muis over een item gaat, verschijnt er linksboven een selectievakje. Vink items aan om ze te selecteren; houd Shift ingedrukt tijdens het aanvinken om een reeks te selecteren. Onderaan het scherm verschijnt een actiebalk met het aantal geselecteerde items, de beschikbare acties, Select All en Clear Selection. Je kunt mappen of bestanden selecteren, niet allebei tegelijk.

Bestanden verplaatsen

Sleep een bestand op een map om het daarheen te verplaatsen, of op het vak Move to: … om het naar de bovenliggende map te brengen. De pagina behoudt haar scrollpositie en het bestand verdwijnt uit de huidige weergave zodra het verplaatst is.

Assets uploaden en beheren

Bestanden komen terecht in de map die je op dat moment bekijkt. Elk bestand mag maximaal 100 MB groot zijn.

Ondersteunde bestandstypes

Categorie	Formaten
Afbeeldingen	JPEG, PNG, GIF, WebP, SVG, TIFF, BMP, AVIF
Video	MP4, MPEG, MOV, AVI, WMV, WebM, OGG, 3GP, MKV
Documenten	PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), CSV
Archieven	ZIP

Andere bestandstypes worden geweigerd met de melding The file type is not allowed.

Twee manieren om te uploaden

1. Via de knop Upload. Klik rechtsboven op Upload. Er opent een venster; sleep er bestanden in of klik om te bladeren. Elk bestand krijgt een eigen voortgangsbalk en een mislukt bestand krijgt een link Retry. Klik op Done zodra de lijst volledig is.
2. Door te slepen naar de pagina. Sleep bestanden van je computer ergens op de mapweergave. Er verschijnt een blauwe overlay Drop files to upload; laat los om te starten. Een klein voortgangsvenster rechtsonder volgt de uploads terwijl je verder werkt.

Uploads lopen parallel. Sluit het tabblad niet zolang de voortgangsindicator zichtbaar is; je browser waarschuwt je als je het toch probeert. De weergave wordt ververst met de nieuwe bestanden zodra je het uploadvenster sluit of de uploads klaar zijn.

Bestaat er in de map al een bestand met dezelfde naam, dan krijgt het nieuwe bestand automatisch een volgnummer (photo.jpg wordt photo_2.jpg). Bestaande bestanden worden nooit overschreven.

Miniaturen en previews

Voor afbeeldingen maakt het DAM na de upload drie WebP-versies aan: een miniatuur van 160 px (meteen beschikbaar) en versies van 800 px en 1600 px (binnen ongeveer een minuut op de achtergrond aangemaakt). De bibliotheek en de zoekfunctie gebruiken die versies, zodat rasters snel blijven, ook bij grote originelen. Bij een download krijg je altijd het originele bestand.

De detailpagina van een asset

Klik op een bestand (of kies View details in het menu ⋮) om het te openen. Links zie je een preview:

Bestandstype	Preview
Afbeelding	Afbeelding op volledige grootte
Video	Ingebouwde speler met bediening
PDF	Pdf-viewer in de pagina
Word / PowerPoint	Weergave van het document
Excel / CSV	Rekenblad, één tabblad per werkblad
Andere (bv. ZIP)	Enkel een bestandsicoon en het type

Het rechterpaneel is het metadataformulier:

• Name: de bestandsnaam, inclusief extensie. Verplicht.
• Alt text: een korte toegankelijkheidsbeschrijving van een afbeelding (maximaal 255 tekens).
• Description: vrije tekst, tot 2.000 tekens.
• Tags: vrije trefwoorden. Begin te typen om bestaande tags te zien; druk op Enter om een nieuwe toe te voegen.
• Products: de productcodes (SKU's of identificatiecodes) waar deze asset bij hoort. Worden gebruikt door de PIM-synchronisatie en zijn doorzoekbaar.

Klik op Save Changes of druk op Ctrl+S / ⌘S. De knop blijft uitgeschakeld tot je iets wijzigt. Onder het formulier zie je de bestandsgrootte, het MIME-type, de uploaddatum en het opslagpad (S3), plus een knop Download.

Tags en producten in bulk aanpassen

Selecteer meerdere bestanden met hun selectievakjes en klik op Update Metadata in de actiebalk onderaan. Kies de tags en producten die je wilt toepassen en klik op Update Asset(s). Dit vervangt de tags en producten van elk geselecteerd bestand; ze worden er niet aan toegevoegd.

Downloaden en paden kopiëren

Kies in het menu ⋮ van een bestand Download om het origineel te bewaren, of Copy S3 Path om de opslaglocatie naar je klembord te kopiëren (handig als je een verwijzing doorgeeft aan een ontwikkelaar of een ander systeem). Op de detailpagina biedt het zoekvenster (Ctrl+K) ook Download Asset als snelkoppeling.

Bestanden verwijderen

Menu ⋮, Delete, daarna bevestigen. Wil je er meerdere tegelijk wissen, selecteer ze dan en klik op Remove Assets in de actiebalk. Verwijderen wist het bestand, de afgeleide versies en de metadata definitief; er is geen prullenmand.

Een mapoverzicht exporteren

Export (rechtsboven) downloadt files.xlsx, met één rij per bestand in de huidige map en al haar submappen, met de kolommen UUID, Name, Path, Size, S3 Path, Url, Alt Text, Description, Tags en Products. In de hoofdmap exporteer je zo de hele bibliotheek. Handig om metadata in bulk na te kijken of een bestandslijst aan een ander team te bezorgen.

Assets zoeken en terugvinden

Druk op Ctrl+K (Windows/Linux) of ⌘K (Mac), of klik op het zoekicoon in de bovenbalk, om vanaf elke pagina het zoekvenster te openen. Typ minstens één teken; de resultaten verschijnen terwijl je typt.

De zoekfunctie zoekt, zonder onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters, in:

• de bestandsnaam
• de alt-tekst
• de beschrijving
• de tagnamen
• de productcodes
• de mapnamen

De resultaten staan gegroepeerd onder Folders (met het volledige pad, maximaal 10) en Assets (met miniatuur, maximaal 20). Gebruik de pijltjestoetsen en Enter, of klik, om een resultaat te openen. Druk op Esc om te sluiten.

De zoekfunctie zoekt de tekst ergens in het veld: spring vindt dus 2026-spring-campaign.jpg en een bestand met de tag Spring Sale. Ze begrijpt geen synoniemen en zoekt niet in de inhoud van documenten. Consistente tags en duidelijke bestandsnamen maken bestanden later dus veel makkelijker vindbaar.

Andere manieren om iets terug te vinden:

• De mappenboom in de zijbalk: klap open en klik om meteen naar een map te gaan.
• Het kruimelpad boven de inhoud: klik op een niveau om hoger te gaan.
• De lijstweergave toont de tags en producten van elk bestand, handig als je een map doorneemt.

Bestanden delen en synchroniseren met je PIM

Er bestaan geen publieke deellinks of gastentoegang: iedereen die een bestand nodig heeft, meldt zich aan via SSO. Wil je een bestand doorgeven, download het dan en stuur het door, of deel het S3-pad met een systeem dat rechtstreeks uit de opslag leest.

Assets synchroniseren naar Akeneo

Is je werkruimte verbonden met een Akeneo-PIM (zie Beheer), dan kan het DAM bestanden automatisch aan producten koppelen. De regel luidt: een bestand wordt naar elk product uit zijn veld Products gestuurd, in de Akeneo-attributen waarnaar het bestand verwijst. Een bestand verwijst op twee manieren naar een attribuut:

1. Via een tag. Een tag waarvan de naam exact overeenkomt met een Akeneo-attribuutcode (bijvoorbeeld packshot_front) wijst naar dat attribuut. Tags die met geen enkel attribuut overeenkomen, worden bij de synchronisatie genegeerd en blijven gewoon tags.
2. Via een bestandsnaamregel. Een regel onder Settings → PIM bepaalt dat elk bestand waarvan de naam met een bepaald patroon begint of eindigt, in een bepaald Akeneo-attribuut thuishoort — bijvoorbeeld Ends with _front → packshot_front. Dit is de aangewezen weg als je bestanden al een naamconventie volgen, want je hoeft dan niets te taggen. Hieronder staat het in detail.

Bij attributen van het type afbeelding of bestand wordt het bestand zelf naar Akeneo geüpload; bij tekst- en URL-attributen wordt het opslagpad van het bestand weggeschreven.

Bestandsnaamregels in detail

Een regel bestaat uit drie delen, aan te maken onder Settings → PIM → Filename attribute mappings:

• Match type: Starts with of Ends with.
• Pattern: de tekst waarnaar gezocht wordt, bijvoorbeeld _front of manual_.
• Attribute code: het Akeneo-attribuut dat ingevuld wordt. De keuzelijst toont alleen attributen van het type afbeelding, bestand of media-URL, zodat je een regel niet per ongeluk op een tekstveld richt.

Hoe de vergelijking verloopt:

• De test gebeurt op de bestandsnaam zonder de extensie. Een regel Ends with _front komt overeen met SKU123_front.jpg en SKU123_front.png, maar niet met SKU123_front_v2.jpg.
• De vergelijking is exact en hoofdlettergevoelig: _Front voldoet niet aan een regel voor _front.
• Regels gelden globaal. Elk bestand in de bibliotheek wordt tegen elke regel getest, in welke map het ook staat.
• Eén bestand kan aan meerdere regels tegelijk voldoen en wordt dan naar al die attributen geschreven.
• De resultaten van regels en tags worden samengevoegd, dubbels verdwijnen. Eén bestand kan dus packshot_front uit zijn naam halen en een ander attribuut uit een tag.

Regel	Overeenkomende bestandsnaam	Ingevuld attribuut in Akeneo
Ends with _front → packshot_front	SKU123_front.jpg	packshot_front
Ends with _back → packshot_back	SKU123_back.jpg	packshot_back
Starts with manual_ → user_manual	manual_SKU123.pdf	user_manual

Twee gevolgen die het onthouden waard zijn:

• Een bestand dat aan geen enkele regel voldoet en geen tag met een passend attribuut draagt, wordt nooit gesynchroniseerd, ook niet als het productcodes heeft. Het venster Sync folder to PIM toont precies die bestanden onder Skipped. Dat is de snelste manier om je regels te controleren vóór een grote synchronisatie.
• Verwijzen twee bestanden naar hetzelfde attribuut van hetzelfde product — bijvoorbeeld zowel SKU123_front.jpg als SKU123_front.png gekoppeld aan SKU123 — dan wordt alleen het eerste weggeschreven en het tweede overgeslagen, met een waarschuwing in het proceslogboek. Houd het op één bestand per attribuut per product.

Hernoemen tijdens de import. Bronbestanden volgen zelden jouw conventie. In de importwizard kun je met de schakelaar Rename assets based on mapping per regel een bestandsnaamregel kiezen; het DAM voegt het patroon van die regel dan tijdens de import aan de bestandsnaam toe — als voorvoegsel bij Starts with, of vóór de extensie bij Ends with. Een bestand dat binnenkomt als product_shot.jpg wordt onder een regel Ends with _1 opgeslagen als product_shot_1.jpg en verwijst zo meteen naar het attribuut van die regel. De schakelaar blijft uitgeschakeld tot er minstens één bestandsnaamregel bestaat.

Wanneer een synchronisatie gebeurt

• Automatisch telkens als je de metadata van een bestand opslaat (naam, tags, producten, alt-tekst of beschrijving) of een nieuw bestand met producten uploadt. Elke opslag zet een proces Sync Asset to Pim in de wachtrij.
• Handmatig voor een hele map met de knop Sync folder to PIM bovenaan een mapweergave. Een venster toont welke bestanden gesynchroniseerd worden (die met producten of met een passende bestandsnaamregel) en welke overgeslagen worden; klik op Sync N assets om te starten. Alleen de bestanden rechtstreeks in die map tellen mee, niet die in submappen.

Synchronisaties lopen op de achtergrond. De pagina toont Started sync for N assets in the background en je volgt de voortgang onder Processes in de zijbalk, waar elke productsynchronisatie als een taak met status en bericht verschijnt. Een productcode die niet in Akeneo bestaat, wordt overgeslagen en gelogd; de hele run mislukt daardoor niet.

Account en instellingen

Open Settings via het avatarmenu in de bovenbalk. Dit zijn de instellingenpagina's:

Pagina	Wat je er doet
Profile	Je voornaam, familienaam en e-mailadres aanpassen. Onderaan verwijdert Delete account je gebruiker definitief (je geüploade bestanden blijven in de bibliotheek).
Password	Een lokaal DAM-wachtwoord instellen (huidig wachtwoord vereist, daarna tweemaal het nieuwe). Omdat je normaal via SSO aanmeldt, hebben de meeste gebruikers dit nooit nodig.
Two-Factor Auth	Een code uit een authenticator-app (TOTP) toevoegen als tweede factor voor aanmeldingen met wachtwoord. Klik op Enable, scan de QR-code met Google Authenticator, 1Password of iets gelijkaardigs, bevestig met een code en bewaar de herstelcodes op een veilige plaats. Disable schakelt het weer uit.
Appearance	Kies het thema Light, Dark of System. Je keuze wordt in je browser bewaard.
PIM	Alleen zichtbaar als er een PIM-koppeling bestaat; zie Beheer hieronder.

Let op: aanmelden via SSO slaat het lokale wachtwoord en de tweefactorcontrole over. Die gelden alleen als je rechtstreeks met e-mailadres en wachtwoord aanmeldt. Je naam en e-mailadres worden bij elke SSO-aanmelding ook vernieuwd vanuit je SSO-profiel, dus wijzigingen in Profile kunnen overschreven worden door wat je identiteitsprovider doorgeeft.

Opslagquotum

Heeft je werkruimte een opslaglimiet, dan toont de zijbalk een meter Storage met de gebruikte en de totale ruimte. Die kleurt oranje vanaf 75% en rood vanaf 90%, met de waarschuwing Storage almost full. Uploads die de limiet zouden overschrijden, worden geweigerd met Not enough storage space; verwijder dan overbodige bestanden of vraag je beheerder om het quotum te verhogen. Alleen de originele bestanden tellen mee voor het quotum, niet de gegenereerde miniaturen.

Beheer

Er bestaan geen aparte beheerdersrollen: elke aangemelde gebruiker ziet deze pagina's. Beschouw de PIM-instellingen en de bulkimport als teamgereedschap en spreek af wie ze beheert.

Bulkimport via Excel of CSV

Import Assets in de zijbalk opent een wizard die veel bestanden tegelijk aanmaakt of bijwerkt op basis van een rekenblad. Het bestand mag .xlsx, .xls, .csv of .txt zijn, tot 50 MB en maximaal 5.000 rijen per import (splits grotere bestanden). De eerste rij moet de kolomtitels bevatten.

Stap 1, Upload file: kies een modus en upload het rekenblad.

Modus	Wat ze doet	Vereiste kolom
Upload new assets	Downloadt elk bestand via een URL en maakt een nieuwe asset aan	een publieke URL naar het bestand
Update existing assets	Zoekt assets op UUID en overschrijft hun metadata; er worden geen bestanden gedownload	de UUID van de asset (haal die uit een Export)

Stap 2, Select assets: koppel de kolommen van het rekenblad aan velden. Kies de identificatiekolom (URL of UUID) en eventueel de kolommen voor Products, Tags, Alt text en Description. Meerdere producten of tags in één cel scheid je met komma's. Je kunt meerdere koppelingsrijen toevoegen als een blad verschillende URL-kolommen bevat (bijvoorbeeld een voor- en een achterkant per product); elke rij wordt een aparte asset. In de modus Upload new assets laat de schakelaar Rename assets based on mapping je per rij een bestandsnaamregel kiezen, zodat product_shot.jpg als product_shot_1.jpg wordt opgeslagen en meteen naar het juiste Akeneo-attribuut verwijst.

Stap 3, Configure folders (alleen bij nieuwe assets): kies de doelmap (standaard de hoofdmap). Zet Use values in column as subfolder aan en kies een kolom om per unieke waarde een submap te laten aanmaken, bijvoorbeeld één map per merk of categorie. Een voorbeeld toont het resulterende pad.

Stap 4, Summary: neem alles door en klik op Start Import. Per rij komt er één achtergrondtaak in de wachtrij; volg ze onder Processes. Elke taak meldt Successfully uploaded asset … of Failed to upload asset … met de reden (meestal een onbereikbare URL of een niet-toegelaten bestandstype). Mislukte rijen worden teruggedraaid en kun je opnieuw importeren nadat je het blad hebt gecorrigeerd.

Geïmporteerde bestanden krijgen dezelfde automatische hernoeming als handmatige uploads wanneer de naam al bestaat in de doelmap.

Processen

De pagina Processes toont elke achtergrondtaak (imports, PIM-synchronisaties, mapverwijderingen) met status, starttijd en de gebruiker die ze startte. Open een run om de afzonderlijke taken te zien, elk met een status en een bericht. Zo controleer je of een import of synchronisatie afgerond is en vind je de rijen of producten die mislukten.

PIM-instellingen (Akeneo)

De koppeling zelf (Akeneo-URL en API-gegevens) wordt door Fonda ingesteld; daar is geen invulpagina voor. Zodra ze bestaat, biedt Settings → PIM:

• Product identifier attribute: één of meer Akeneo-attribuutcodes. Staat dit ingevuld, dan worden de productcodes die je op assets invult in die attributen opgezocht (in volgorde) in plaats van in de Akeneo-identifier. Handig wanneer je DAM-productcodes bijvoorbeeld EAN's of leveranciersreferenties zijn in plaats van Akeneo-SKU's.
• Filename attribute mappings: regels van de vorm Starts with of Ends with + patroon + Akeneo-attribuutcode (te kiezen uit de afbeeldings- en media-URL-attributen van de PIM). Bijvoorbeeld: Ends with _front → packshot_front. De regels werken op de bestandsnaam zonder extensie, worden bij de synchronisatie gecombineerd met de attributen uit tags en verschijnen ook als hernoemingsoptie in de importwizard. Klik op het prullenbakicoon om een regel te verwijderen.

FAQ en probleemoplossing

Probleem of vraag	Antwoord
The file type is not allowed bij het uploaden	Alleen afbeeldingen, video, PDF, Word, Excel, CSV en ZIP zijn toegelaten. Zet het bestand om (bv. PowerPoint naar pdf) of zip het.
The file may not be larger than 100MB	Comprimeer het bestand of splits het; video's hebben vaak een lagere bitrate nodig.
Not enough storage space	Je quotum is vol. Verwijder ongebruikte bestanden (kijk naar de meter in de zijbalk) of vraag Fonda om de limiet te verhogen.
Mijn upload is klaar, maar ik zie het bestand niet	Sluit het uploadvenster; de map wordt dan ververst. Bij slepen en neerzetten gebeurt dat automatisch zodra het laatste bestand klaar is.
De miniatuur ontbreekt of is wazig vlak na de upload	De grotere versies worden op de achtergrond aangemaakt; ververs na een minuut. Zeer grote of ongewone afbeeldingen (sommige TIFF's, grote SVG's) krijgen soms alleen de kleine miniatuur.
Ik heb een bestand hernoemd, maar Akeneo is niet bijgewerkt	De synchronisatie werkt op de producten in het veld Products van het bestand. Controleer of dat veld ingevuld is en of de tag of bestandsnaamregel overeenkomt met een attribuut dat in Akeneo bestaat. Bekijk daarna het bericht van de run onder Processes.
A folder with this name already exists in this location	Mapnamen moeten uniek zijn binnen hun bovenliggende map. Kies een andere naam of open de bestaande map.
Ik heb per ongeluk iets verwijderd	Verwijderen is definitief; er is geen prullenmand. Upload het bestand opnieuw vanuit de bron. Vraag Fonda of een herstel uit back-up nodig is.
Ik kan een map en een bestand niet samen selecteren	Meervoudige selectie werkt op mappen of bestanden. Wis de selectie om te wisselen.
De zoekfunctie vindt geen tekst in een pdf	De zoekfunctie doorzoekt alleen namen, alt-tekst, beschrijvingen, tags, productcodes en mapnamen. Zet de belangrijkste termen in de tags of de beschrijving.
Kan ik een link delen met iemand buiten het bedrijf?	Nee. Download het bestand en stuur het door, of geef die persoon toegang via de SSO van je organisatie.
Waar zie ik wat er met mijn import gebeurd is?	Onder Processes in de zijbalk. Open de run en lees het bericht per rij.

Sneltoetsen

Sneltoets	Actie
Ctrl+K / ⌘K	Zoek- en commandovenster openen
Esc	Zoekvenster of een dialoogvenster sluiten
Ctrl+S / ⌘S	Wijzigingen opslaan op de detailpagina van een asset
Shift + klik op selectievakje	Een reeks items selecteren

Voor alles wat hier niet aan bod komt, neem je contact op met je Fonda-contactpersoon. Vermeld de bestandsnaam, het mappad en, bij imports of synchronisaties, de naam en het tijdstip van het proces uit de pagina Processes.